Druckdateien (Par. 131 und 132 BAO)
Mit dem Abgabenänderungsgesetz 1998, AbgÄG 1998, BGBL 1999/28, sind die Bestimmungen der Paragraphen 131 Abs 3 und 132 Abs 3 Bundesabgabenordnung (BAO) (betreffend die Aufbewahrungspflicht) geändert worden, und zwar wurde jeweils folgender Satz angefügt:
"Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen."
Mit Erlaß des BM f. Finanzen vom 3. Juli 2000, Z 02 2251/3-IV/2/00 wurde diese Bestimmung genauer spezifiziert.
Aufgrund wiederholter Anfragen haben wir uns entschlossen, definitiv zur Frage der Erfüllung dieser Vorschrift mit den VCS-Programmen Stellung zu nehmen:
Wie?
Jeder Ausdruck, der in einem VCS-Programm gemacht werden kann, kann in eine Datei umgelenkt werden.
Geben Sie bei der Abfrage der Druckernummer einfach den Buchstaben "d" statt der Nummer des Druckers ein. Sie werden im Anschluss daran nach der Dateitype und eventuell nach dem Dateinamen gefragt. Die Dateitypen sind konfigurierbar.
Die hier erstellte Datei erfüllt - sofern richtig konfiguriert - die Anforderungen des Gesetzgebers. Wenn Sie die Datei in einem Texteditor bzw. Textverarbeitungsprogramm betrachten können und keine wirren Zeichen dazwischen aufscheinen, ist sie ok.
Die erstellte Datei muss "zur Verfügung gestellt" werden, das heisst, sie muss auf Diskette kopiert, auf eine CD gebrannt oder als E-Mail verschickt werden (E-Mails werden nur bis ca. 1MB akzeptiert).
Falls Sie Fragen zur Konfiguration der Dateitypen, zur Erstellung der Druckdateien oder zur übertragung auf Disketten haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Was?
Eine genaue Aufstellung, welche Listen oder Ausdrucke als Druckdateien zur Verfügung gestellt werden müssen, gibt es nicht. Es sind grundsätzlich alle Unterlagen betroffen, die in Papierform aufbewahrt werden. (Es gibt allerdings auch keine Aufstellung, welche Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden müssen)
Der Erlass des BM f. Finanzen führt dazu aus, dass der Normzweck dieser Vorschrift in der "Anwendung moderner Prüfungsmethoden bei Vorliegen von Massendaten" liegt, und daher Einzelbelege wie Lieferscheine, Rechnungen oder Steuererklärungen nicht als Druckdateien notwendig sind.
Die Pflicht, Druckdateien zu erstellen, betrifft also insbesondere Listungen wie Hauptbuchkonten, Personenkonten, Buchungsjournale, Saldenlisten, Inventurlisten, OP-Listen und ähnliches. Auch Auswertungen aus der Kostenrechnung können von dieser Verpflichtung betroffen sein, wenn sie in Papierform vorgelegt werden. Aber - wie gesagt - eine vollständige Liste gibt es nicht.
Wann?
Sehr viele Ausdrucke aus der VCS-FIBU sind zu einem späteren Zeitpunkt wiederholbar, solange die Daten des betreffenden Wirtschaftsjahres noch nicht gelöscht sind. Insbesondere sind das die Buchungsjournale, die Hauptbuchkonten, die Personenkonten, die Hauptbuchsalden zum Ende des Wirtschaftsjahres, die Personen-Schlusssalden und die OP-Liste zum Stichtag.
Für diese Ausdrucke kann jederzeit die Druckdatei erstellt werden; somit ist es lediglich notwendig, die Daten der entsprechenden Wirtschaftsjahre aufzubewahren und die notwendigen Konfigurationen vorzubereiten, damit im Ernstfall die Druckdateien sofort erzeugt werden können. Eine regemläßige Datensicherung ist natürlich Grundvoraussetzung für die sichere Verfügbarkeit der Daten.
Natürlich muss während der gesamten Aufbewahrungspflicht auch das zum Erstellen der Druckdatei notwendige Programm funktionsfähig gehalten werden. Speziell beim Umstieg auf ein anderes System kann es sich daher empfehlen, die Druckdateien auch für diese Listen "vorab" zu erstellen.
Andere Ausdrucke können ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr wiederholt werden. Es handelt sich hierbei vor allem um Auswertungen aus der ALFA, wie z.B. Inventurlisten, übersicht über die offenen Lieferscheine, Rechnungsjournale etc. Behalten Sie immer im Kopf, dass Sie genau jene Listen als Druckdateien vorlegen müssen, die Sie auch in Papierform vorlegen - nicht mehr und nicht weniger.
Diese Art von Listen müssen Sie unmittelbar nach dem Ausdruck auf Papier ein zweites Mal "in Datei drucken".
Wenn Sie Zweifel haben, ob eine bestimmte, von Ihnen zur Vorlage bei einer Betriebsprüfung verwendete, Liste zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt ausgedruckt werden kann, versuchen Sie einfach, eine solche Liste eines früheren Jahres auf Papier noch einmal auszudrucken.
Schlussbemerkung
Dieser Text wurde nach eingehender Befassung mit dem Sachthema, nach mehreren Rückfragen beim BM f. Finanzen und nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Wir sehen uns jedoch aufgrund des weiten Auslegungsspielraumes nicht imstande, rechtsverbindliche Auskünfte zu erteilen, und lehnen daher jegliche Haftung für Schäden, die aus der Anwendung dieser Informationen entstehen, generell ab. Für eine genaue Beurteilung der Frage, welche Daten in Ihrem speziellen Fall als Druckdateien zur Verfügung gestellt werden müssen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an das Bundesministerium für Finanzen.
Bei der technischen Umsetzung dieser Vorschrift können Sie aber wie gewohnt auf uns zählen. Rufen Sie uns an oder schicken Sie uns einfach ein E-Mail an office (at) bytewise (punkt) at!